Prima di valutare un gestionale contabile in cloud, prepara un campione ordinato di fatture emesse e ricevute, note di variazione, situazione contabile, anagrafiche, estratti e riconciliazioni disponibili, deleghe, accessi e una breve descrizione dei flussi mensili. Lo scopo non è trasferire subito l’intero archivio: è capire quali documenti alimentano la contabilità, chi li presidia e quali passaggi rendono il dato leggibile per chiusure, bilancio e controllo amministrativo.
L’errore più comune è scegliere il software partendo da funzioni e preventivi quando le fatture arrivano da canali diversi, le eccezioni restano in file paralleli e non è chiaro chi controlli il dato. Il cloud può ospitare e rendere accessibili informazioni e documenti, ma la valutazione deve verificare separatamente flussi, responsabilità, fatturazione elettronica e conservazione.
In sintesi
- Raccogli un campione recente di fatture, note di variazione, documenti collegati e ricevute disponibili, indicando il periodo e il flusso cui appartengono.
- Prepara situazione contabile, piano dei conti, partite aperte ed estratti o riconciliazioni disponibili per individuare dati incompleti e registrazioni da chiarire.
- Elenca caselle di ricezione, account, deleghe, profili di accesso e responsabili aziendali o esterni coinvolti.
- Separa il gestionale cloud dalla conservazione: la disponibilità di un file online non sostituisce la verifica del sistema di conservazione.
- Per ogni flusso indica chi raccoglie il documento, chi verifica le eccezioni e chi condivide il dato con il commercialista.
L’errore da correggere: valutare il software senza ricostruire i documenti
Un segnale di urgenza può essere una chiusura periodica rallentata, una fattura rintracciabile solo in una casella personale, un pagamento senza collegamento evidente alla registrazione o un accesso rimasto attivo dopo il cambio di ruolo. In queste situazioni, chiedere soltanto quali moduli abbia il gestionale non risolve la decisione: occorre prima ricostruire il percorso del documento.
Per ciascun ciclo rilevante, segui alcuni casi reali dalla ricezione o emissione alla registrazione, alla verifica e alla consultazione. Annota dove il documento cambia formato, dove viene aggiunta un’informazione manuale, dove interviene un soggetto esterno e dove manca un riscontro. Questa ricostruzione è una valutazione organizzativa prudente: serve a confrontare il gestionale con le attività che l’impresa svolge davvero.
Documenti contabili da preparare per la valutazione
Il fascicolo iniziale deve essere sufficiente a leggere il flusso, non un invio indiscriminato di documenti riservati. Per fatture emesse e ricevute, prepara esempi ordinari e almeno un esempio di eccezione ricorrente: nota di variazione, documento incompleto, pagamento non immediatamente abbinato o richiesta di approvazione interna.
Aggiungi la situazione contabile più recente disponibile, il piano dei conti utilizzato, un prospetto delle partite aperte e delle riconciliazioni disponibili. Questi elementi aiutano a verificare quali dati entrano nel gestionale, quali restano fuori e quali informazioni servono al controllo amministrativo. Se l’impresa usa centri, commesse o criteri di imputazione, porta anche la regola applicata e gli esempi di variazione.
Le anagrafiche richiedono un controllo distinto. Elenca chi può creare o modificare clienti, fornitori e coordinate, quali dati sono necessari al flusso e come vengono gestiti duplicati o variazioni. Non occorre correggere tutto prima della valutazione; occorre rendere visibili le regole mancanti e le eccezioni da presidiare.
Fatturazione elettronica, sistema di interscambio e documenti da esaminare
Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, l’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 prevede l’emissione delle fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio, secondo il formato richiamato dalla norma. Nella valutazione del gestionale contabile in cloud è quindi utile identificare il canale usato, i file e le ricevute disponibili, le note di variazione e i passaggi con cui il documento entra nel processo contabile.
Gli operatori economici possono avvalersi di intermediari per trasmettere le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio; la norma mantiene ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione. Operativamente, il fascicolo dovrebbe indicare chi trasmette, chi riceve le segnalazioni del canale, chi prende in carico le eccezioni e chi verifica che il documento sia disponibile al processo amministrativo.
Se sono presenti operazioni con soggetti non stabiliti in Italia, tieni separati i documenti e le informazioni del relativo flusso. L’articolo 1 disciplina la trasmissione telematica dei dati per tali operazioni nei casi previsti e stabilisce termini distinti per operazioni effettuate e ricevute. Le modalità applicabili vanno verificate sul caso concreto prima di configurare un processo o trasferire dati.
Conservazione digitale: cosa verificare separatamente dal gestionale cloud
Caricare, consultare o scaricare un documento dal gestionale non coincide con la conservazione digitale. L’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione anche per soggetti privati, il sistema di conservazione assicura, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le Linee guida.
Prima della scelta, individua quali documenti sono inviati al sistema di conservazione, quale soggetto ne presidia il processo e come l’impresa riesce a reperirli. Per le fatture elettroniche, il D.Lgs. 127/2015 prevede inoltre una disciplina specifica per i documenti trasmessi tramite Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate. La verifica riguarda quindi il servizio e il perimetro effettivamente utilizzati, non il solo fatto che i file siano visibili online.
Ruoli e controlli con il commercialista
Il gestionale contabile in cloud va valutato anche rispetto ai ruoli. Per ogni ciclo, indica un responsabile aziendale del documento, chi svolge il controllo di completezza, chi può modificare anagrafiche o registrazioni e chi riceve le informazioni per la lettura contabile. Quando interviene il commercialista, rendi esplicito quali documenti riceve, con quale frequenza, quali eccezioni gli vengono segnalate e quali verifiche restano in azienda.
Un controllo utile è la riconciliazione di pochi casi rappresentativi: documento, registrazione, pagamento o incasso, eventuale eccezione e responsabile della chiusura. Se non è possibile ricostruire questo percorso, annota il punto mancante invece di attribuire al software una soluzione implicita. In presenza di attività o verifiche che richiedono competenze specifiche, il perimetro va definito con il professionista abilitato in base al caso concreto.
Percorso di correzione prima della scelta o della migrazione
- Assegna un proprietario al flusso. Per fatture emesse, acquisti, banche e documenti da integrare, indica chi raccoglie, chi controlla e chi segnala l’eccezione.
- Ricostruisci tre casi reali. Segui un documento ordinario, una variazione e un caso con intervento manuale fino alla registrazione e alla consultazione.
- Separa accessi, fatturazione elettronica e conservazione. Prepara l’elenco degli account e delle deleghe, il canale di fatturazione elettronica e il sistema di conservazione effettivamente usato.
- Definisci le priorità. Distingui ciò che impedisce una lettura affidabile dei dati da ciò che può essere migliorato dopo la scelta del gestionale.
Questo percorso evita di trasferire nel nuovo ambiente documenti non classificati, accessi non attribuiti e regole lasciate implicite. Serve anche a decidere se mantenere la gestione interna assistita o valutare l’affidamento di attività amministrative circoscritte.
Quando coinvolgere lo studio
Coinvolgi lo studio quando non è chiaro quali documenti siano utilizzabili, i ruoli tra azienda e soggetti esterni si sovrappongono, le riconciliazioni non consentono di leggere il dato o la migrazione riguarda flussi essenziali. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del servizio, partendo da flussi, documenti, deleghe, accessi e dati contabili.
Per un primo confronto trasmetti esclusivamente attraverso il canale indicato dal form la situazione, l’urgenza e le informazioni strettamente pertinenti: breve descrizione del flusso, periodo di riferimento, campione rappresentativo di documenti e dubbi su accessi o deleghe. Non inviare dati eccedenti nella richiesta iniziale.
Domande frequenti
Basta esportare le fatture dal vecchio gestionale?
No: oltre ai file, servono informazioni sul canale di fatturazione elettronica, sulle note di variazione, sulle registrazioni collegate e sulle eccezioni che il processo deve gestire.
Il gestionale cloud svolge automaticamente la conservazione digitale?
La conservazione va verificata separatamente. Il sistema di conservazione deve assicurare, per quanto in esso conservato, le caratteristiche indicate dall’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale.
Qual è il ruolo del commercialista nella valutazione?
Il commercialista può contribuire alla lettura di flussi, documenti, eccezioni e dati contabili. L’azienda deve comunque chiarire i responsabili interni, i documenti disponibili e le attività affidate nel caso concreto.
Richiedi un’analisi dei processi
Rendi leggibile il processo prima di affidarti al cloud: invia obiettivo, urgenza e documenti disponibili. Lo studio valuterà il perimetro della prima lettura, senza promettere un esito predeterminato.
Richiedi un’analisi dei processi amministrativi in cloud
Commenti
Commenti e domande dei lettori
Puoi leggere gli interventi pubblicati. Se vuoi aggiungere una domanda pertinente, apri il modulo: sarà visibile solo dopo moderazione.
Lascia un commento