Un gestionale contabile in cloud è utile quando rende chiaro chi riceve un documento, chi lo controlla, chi può intervenire sui dati e chi valuta le eccezioni. Il software può raccogliere informazioni e rendere visibili attività e documenti; non sostituisce però le decisioni organizzative su responsabilità, accessi e controlli.
Per impostare la contabilità in cloud, la prima scelta è separare quattro piani: uso del gestionale, fatturazione elettronica, conservazione dei documenti informatici e attività amministrative eventualmente svolte con il supporto di soggetti esterni. Questa distinzione aiuta a evitare che una funzione disponibile online venga scambiata per un presidio già definito.
In sintesi
- Ogni flusso del gestionale contabile in cloud dovrebbe avere un referente interno e passaggi attribuibili.
- Gli accessi individuali e proporzionati al compito rendono più semplice verificare chi ha svolto o modificato un’attività.
- Per le operazioni indicate dall’art. 1 del D.Lgs. 127/2015, le fatture elettroniche sono emesse tramite Sistema di Interscambio; un intermediario può trasmetterle, restando ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione o la prestazione.
- La conservazione è un piano distinto dalla semplice disponibilità dei file nel gestionale: nei casi in cui la legge prescrive l’obbligo, il sistema di conservazione deve assicurare le caratteristiche previste dall’art. 44 del CAD per quanto in esso conservato.
- Il commercialista può intervenire nella lettura di flussi, documenti, dati ed eccezioni, ma occorre definire prima quali attività rimangono presidiate dall’impresa.
Da quale decisione partire nel gestionale contabile in cloud
Prima di creare utenti o acquistare servizi aggiuntivi, è utile descrivere un flusso concreto dall’inizio alla chiusura: arrivo o emissione della fattura, controllo del documento, registrazione nella contabilità, gestione dell’eccezione, disponibilità del giustificativo e utilizzo del dato per bilancio o controllo amministrativo.
La domanda operativa è: chi può fare cosa, con quali informazioni e chi verifica il passaggio successivo? Se la risposta dipende da credenziali condivise, messaggi non rintracciabili o dalla sola memoria di una persona, conviene definire il processo prima di estendere accessi o migrare dati.
Come supporto alla ricostruzione, può essere utile partire dalla Approfondisci: mappa dei flussi amministrativi prima di un gestionale contabile in cloud e adattarla a documenti, ruoli e volumi effettivi dell’impresa.
Caso tipo: una fattura ricevuta e una rettifica da gestire
Caso tipo. Una PMI riceve fatture elettroniche, le rende disponibili nel proprio ambiente cloud e affida a una persona interna l’inserimento dei dati contabili. In un secondo momento emerge una differenza tra documento, registrazione e scadenza di pagamento. Il caso non richiede di decidere se il cloud sia adeguato in astratto: richiede di ricostruire il passaggio che ha generato l’eccezione.
- Documento: individuare la fattura elettronica, gli eventuali documenti collegati e la persona che ne verifica completezza e coerenza rispetto al flusso aziendale.
- Dato contabile: individuare chi registra, chi può modificare una registrazione o un’anagrafica e quale evidenza resta disponibile per spiegare la rettifica.
- Decisione: stabilire chi autorizza l’eccezione, chi aggiorna la scadenza e chi verifica che il flusso sia chiuso prima di usare il dato per controllo amministrativo o bilancio.
In una struttura piccola più attività possono essere svolte dalla stessa persona. In tal caso, una procedura interna può prevedere un riesame successivo da parte dell’amministratore, del responsabile amministrativo o di altro incaricato: non è un audit formale, ma un controllo operativo proporzionato al flusso.
Ruoli e responsabilità da rendere espliciti
Un assetto essenziale può distinguere il referente interno del processo, l’operatore e il controllore. Il referente interno conosce attività affidate, eccezioni da sottoporre e informazioni necessarie per leggere la situazione. L’operatore riceve documenti, prepara dati o esegue attività assegnate. Il controllore riesamina i passaggi definiti dalla procedura, in particolare quando un documento manca, una registrazione cambia o una scadenza richiede una decisione.
La responsabilità organizzativa non coincide necessariamente con l’esecuzione materiale. Per questo è opportuno indicare separatamente chi trasmette, chi registra, chi modifica e chi autorizza, soprattutto per rettifiche, anagrafiche e condizioni di pagamento. Il criterio è rendere i passaggi comprensibili all’impresa, non moltiplicare ruoli non sostenibili dai volumi effettivi.
Accessi: collegare ogni permesso a un compito
Gli accessi al gestionale contabile in cloud possono essere organizzati per funzione: consultazione dei documenti, inserimento, modifica, estrazione dati o gestione delle eccezioni. Una misura prudenziale consiste nell’usare utenze nominative, evitare la condivisione delle credenziali e riesaminare i permessi quando cambiano mansioni, deleghe o rapporti di collaborazione.
Il punto non è imporre una configurazione identica a tutte le PMI. È distinguere i permessi ordinari da quelli che incidono su dati sensibili del processo amministrativo, come modifiche alle anagrafiche, registrazioni rettificative o variazioni che influenzano una scadenza. Per tali casi, l’impresa può prevedere una richiesta tracciabile e un controllo successivo.
Un accesso di un consulente o di un fornitore può essere limitato alle attività necessarie e alla durata dell’intervento. Prima di abilitarlo, è utile chiarire quale problema deve risolvere, quali dati gli servono e chi nell’impresa verifica la conclusione dell’attività.
Fatturazione elettronica: trasmissione, intermediario e responsabilità
L’art. 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015 dispone che, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato e per le relative variazioni, siano emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio. La fonte prevede inoltre che gli operatori economici possano avvalersi di intermediari, attraverso accordi tra le parti, per la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio.
Nella procedura aziendale vanno quindi tenuti distinti almeno tre passaggi: chi prepara o verifica i dati della fattura, chi cura la trasmissione e chi presidia il processo dell’impresa. L’impiego di un intermediario non trasferisce la responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio.
Per la contabilità, la disponibilità delle fatture elettroniche non rende superflua la verifica del collegamento fra documento, registrazione, eventuale variazione ed eccezione. Il gestionale può agevolare tale collegamento; la regola operativa deve però indicare chi lo esegue e quando una differenza viene sottoposta al referente del processo.
Conservazione digitale: cosa verificare separatamente dal cloud
Il caricamento di un documento in un ambiente cloud e la conservazione dei documenti informatici sono piani da verificare separatamente. L’art. 44, comma 1-ter, del Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione, anche per soggetti privati, il sistema di conservazione assicura, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le modalità indicate nelle Linee guida.
La verifica pratica non consiste nel presumere che ogni file visibile nel gestionale sia incluso nel sistema di conservazione. Occorre ricostruire, per i documenti interessati dal caso concreto, quale sistema viene utilizzato, quali documenti vi confluiscono e quale evidenza consente di reperirli. Se il servizio è affidato a un altro soggetto, vanno chiariti perimetro, interlocutori e modalità di restituzione delle informazioni necessarie al processo amministrativo.
Contabilità, controlli e confronto con il commercialista
La contabilità nel gestionale cloud deve poter essere letta insieme ai documenti che la sostengono e alle eccezioni ancora aperte. Un controllo interno può concentrarsi, ad esempio, su documenti senza registrazione individuata, registrazioni senza documento collegato, rettifiche da spiegare e scadenze che richiedono una decisione aziendale. Frequenza e profondità del riesame dipendono da volume, organizzazione e criticità del flusso.
Nei ruoli e controlli con il commercialista, è utile delimitare l’attività: l’impresa può mantenere l’operatività quotidiana e chiedere allo studio una lettura di dati, documenti, anomalie o priorità; può anche valutare l’affidamento di attività amministrative circoscritte. In entrambi i casi, vanno indicati interlocutore interno, documenti disponibili, tempi di confronto e attività che restano di decisione aziendale.
Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro di una prima lettura di flussi, documenti, deleghe, accessi e dati contabili. Alcuni passaggi possono richiedere il coinvolgimento di professionisti abilitati in base alle caratteristiche del caso.
Quando portare il caso allo studio
Il confronto è utile prima di una migrazione, quando si devono rivedere deleghe e accessi, quando fatture elettroniche, documenti e contabilità non risultano facilmente riconciliabili, oppure quando si valuta una gestione interna assistita o l’affidamento di attività delimitate.
Nel form descrivi situazione attuale, urgenza e elenco dei documenti disponibili, ad esempio flusso delle fatture, elenco degli utenti, deleghe, estrazioni o principali eccezioni. Non inviare allegati personali o riservati nel form: l’eventuale invio documentale avviene dopo il contatto tramite un canale sicuro concordato con lo studio.
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