La governance del dato contabile tra cloud e outsourcing consiste nel mantenere distinguibili quattro aspetti: dove si lavora sui dati, chi svolge una singola attività, quale documento la sostiene e chi ne verifica le eccezioni. Un gestionale contabile in cloud può rendere più ordinata la consultazione operativa, ma non definisce da solo responsabilità, completezza dei documenti o criteri di controllo. L’outsourcing amministrativo può affidare attività circoscritte a un soggetto esterno; non sostituisce la necessità di stabilire cosa l’impresa deve consegnare, chi decide sui casi dubbi e quando il dato è pronto per la contabilità, il bilancio o il controllo amministrativo.
Il punto di partenza è correggere una confusione frequente: caricamento in cloud, fatturazione elettronica, conservazione e contabilizzazione non sono la stessa operazione. Per inquadrare il rapporto tra dati, documenti e decisioni può essere utile leggere anche Approfondisci: come il metodo contabile sostiene il controllo amministrativo.
Il gestionale contabile in cloud non coincide con il processo
Il gestionale contabile in cloud è l’ambiente in cui possono essere organizzati dati e documenti necessari al lavoro amministrativo. Il processo, invece, comprende la ricezione del documento, la sua identificazione, l’eventuale richiesta di chiarimento, la registrazione, la verifica e la disponibilità del dato per chi deve leggerlo. L’outsourcing incide sull’assegnazione delle attività del processo; non equivale alla migrazione verso il cloud.
Per governare il dato, l’impresa può individuare per ogni flusso un responsabile aziendale, il soggetto che esegue l’attività, la documentazione attesa e il momento in cui le anomalie vengono riportate. È una scelta organizzativa da adattare a volumi, ruoli e criticità del caso concreto. In particolare, non conviene trattare un saldo o un prospetto come definitivo quando mancano documenti, causali comprensibili o riscontri richiesti dal flusso interno.
Fatturazione elettronica, conservazione e contabilità: tre piani distinti
La fatturazione elettronica riguarda l’emissione, la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio nei casi previsti dall’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015. La norma prevede che gli operatori possano avvalersi di intermediari per la trasmissione, ma mantiene ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio.
La conservazione riguarda invece la gestione nel tempo dei documenti informatici per i quali la legge prescrive tale obbligo. L’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale richiede, per quanto è conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le Linee guida. Il semplice caricamento di un file in un ambiente cloud non dimostra, da solo, quale processo di conservazione sia stato applicato.
La contabilità usa dati e documenti per le registrazioni e le letture amministrative. Per questo, prima di usare una fattura elettronica o un documento caricato come base per una decisione, è utile verificare che il documento sia identificabile, collegabile all’operazione e gestibile nel flusso concordato. Le tre attività possono dialogare nello stesso assetto operativo, ma vanno controllate separatamente.
Outsourcing amministrativo: delegare attività senza perdere la lettura del dato
Nell’outsourcing amministrativo occorre rendere esplicito il perimetro: raccolta documenti, registrazioni, richieste di integrazione, scadenze, riconciliazioni o predisposizione di prospetti sono attività diverse. Per ciascuna, è opportuno chiarire chi fornisce il documento, chi lo lavora, chi risolve le eccezioni e chi approva le informazioni da utilizzare per il controllo amministrativo.
Un intermediario può intervenire nella trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, nei termini previsti dal D.Lgs. 127/2015. Questa possibilità non trasforma la trasmissione in un trasferimento indistinto di tutte le decisioni amministrative. La conseguenza operativa è separare nel flusso la trasmissione della fattura, la disponibilità del documento, la sua gestione contabile e le verifiche che l’impresa ritiene necessarie.
Quando l’attività viene affidata all’esterno, una comunicazione periodica sulle eccezioni aperte è spesso più utile di un elenco indistinto di documenti caricati: permette di individuare documenti mancanti, operazioni da chiarire e saldi che richiedono un riscontro prima di essere letti come dato gestionale.
Errore da correggere: trattare il caricamento come prova di controllo
Un segnale di urgenza emerge quando le fatture risultano presenti in un archivio o nel gestionale, ma nessuno sa indicare se siano state ricevute, rese disponibili, collegate all’operazione e considerate nelle verifiche previste. Il percorso di correzione può partire da tre elementi concreti:
- Separare le code: distinguere documenti ricevuti, documenti da chiarire, documenti pronti per la lavorazione e documenti da conservare secondo il processo applicabile.
- Attribuire un referente: assegnare un contatto aziendale per le integrazioni e un soggetto incaricato della lavorazione, indicando chi prende la decisione sui casi non standard.
- Registrare le eccezioni: mantenere una lista essenziale di documento, data, questione da risolvere e azione richiesta, invece di affidarsi a messaggi dispersi o a memoria.
Questa correzione non richiede di qualificare il software come soluzione completa. Serve a rendere leggibile il passaggio tra documento, attività delegata e dato contabile, così che eventuali incongruenze possano essere verificate prima delle successive elaborazioni.
Ruoli e controlli con il commercialista
Il commercialista può contribuire a leggere il processo amministrativo-contabile, individuare documenti o passaggi da chiarire e impostare priorità coerenti con il caso. L’impresa conserva però un ruolo pratico nella disponibilità delle informazioni interne e nella risposta alle richieste di integrazione. Un controllo utile non è una formula fissa: può riguardare, secondo il flusso, la corrispondenza tra documenti disponibili e lavorazioni, le riconciliazioni previste dall’impresa oppure l’esame delle eccezioni rimaste aperte.
Una divisione semplice evita sovrapposizioni: il referente aziendale raccoglie contesto e documenti necessari; chi svolge l’attività amministrativa segnala ciò che non è lavorabile; il commercialista valuta il perimetro contabile e le priorità di verifica. Alcuni passaggi possono richiedere un professionista abilitato in base al caso concreto. Per approfondire l’organizzazione dei flussi è disponibile anche la sezione Approfondimenti amministrativi.
Caso tipo: una fattura elettronica ricevuta ma non governata
Si consideri una PMI che utilizza un gestionale contabile in cloud e affida a un soggetto esterno una parte della lavorazione amministrativa. Le fatture elettroniche transitano tramite il Sistema di Interscambio, mentre altri documenti arrivano in cartelle condivise. Il responsabile aziendale presume che ogni file disponibile sia già stato esaminato; il soggetto esterno presume che le informazioni mancanti saranno integrate in seguito.
Il problema non è la presenza del cloud o dell’outsourcing in sé. Il problema da verificare è l’assenza di una coda delle eccezioni: una fattura può essere disponibile, ma richiedere un chiarimento sull’operazione o un documento di supporto prima della lavorazione prevista. Il rimedio consiste nel ricostruire l’elenco dei documenti ricevuti, distinguere quelli da integrare, assegnare il referente per ogni richiesta e fissare un momento di riscontro. Solo dopo questa ricostruzione si può valutare se modificare ruoli, flusso documentale o configurazione del gestionale.
Quando coinvolgere lo studio per la prima lettura
È opportuno coinvolgere lo studio quando la migrazione, la delega o la revisione del gestionale contabile in cloud rende poco chiaro chi presidia documenti, accessi, eccezioni e dati da usare per il bilancio o il controllo amministrativo. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto attraverso una prima lettura di flussi, documenti disponibili, deleghe e priorità operative.
Nella prima richiesta è sufficiente indicare situazione, urgenza, volumi indicativi e documenti già disponibili; eventuali documenti fiscali, personali o riservati vanno trasmessi solo se necessari e mediante il canale indicato dal form. Questo consente di definire un perimetro di analisi senza anticipare dati eccedenti.
Richiedi un’analisi dei processi
In sintesi
- Cloud, fatturazione elettronica, conservazione e contabilità sono piani distinti che devono essere coordinati nel processo.
- Il D.Lgs. 127/2015 consente l’uso di intermediari per la trasmissione delle fatture elettroniche, mantenendo ferme le responsabilità del soggetto che effettua l’operazione.
- Quando ricorre un obbligo di conservazione, il sistema deve assicurare per quanto conservato autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
- L’outsourcing amministrativo richiede un perimetro esplicito di attività, documenti attesi, eccezioni e referenti.
- Un gestionale contabile in cloud è più leggibile quando l’impresa e i professionisti coinvolti sanno chi verifica cosa e con quali informazioni.
Fonti e riferimenti
- D.Lgs. 127/2015, art. 1: fatturazione elettronica, Sistema di Interscambio, intermediari e conservazione delle fatture elettroniche nei termini previsti dalla disposizione.
- D.Lgs. 82/2005, art. 44: requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici.
Domande e chiarimenti
Spunti utili sul tema
Alcune osservazioni frequenti aiutano a capire quando l'argomento merita una valutazione professionale.
Commenti
Commenti e domande dei lettori
Puoi leggere gli interventi pubblicati. Se vuoi aggiungere una domanda pertinente, apri il modulo: sarà visibile solo dopo moderazione.
Lascia un commento